Eikö ulkoisten palveluiden hankinta sytytä? -Lue tämä

Jokaisella yrityksellä on joitain ulkopuolelta hankittuja palveluja, joita voidaan luokitella myös tukitoiminnoiksi. Jos niiden kehittämiseen ei omasta organisaatiosta löydy paloa, niin kannattaa pinnistää sen verran, että lukee tämän jutun loppuun.

cost-benefitsUlkoisten resurssien (ydintoimintojen materiaalit, palvelut, tukitoiminnot) osuus yrityksen kokonaiskustannuksista on suuruusluokkaa 70%. Eli todella paljon. Toimialasta ja valitusta strategiasta riippuen ulkoisten palveluiden / tukitoimintojen osuus tuosta kakusta vaihtelee, mutta väistämättä se on prosentuaalisesti merkittävä, ja jo suhteellisen pienelläkin liikevaihdolla se on merkittävä myös euroissa. Kannattavassa liiketoiminnassa ydintoimintoihin liittyviin hankintoihin panostetaan kustannustehokkuuden nimissä ja organisaation siihen liittyvää omaa osaamista kehitetään tietoisesti tai se kehittyy tiedostamatta. Riittääkö sinun organisaatiosi paukut vielä tukitoimintojenkin kehittämiseen kustannustehokkaiksi?Ostaa vai ei
Paras tulos tehdystä työstä saadaan, kun tekijällä on paloa ja halua tehtäviään kohtaan. Kun ajatellaan kustannustehokkuuden kehittämistä, niin ehkä itse tuotteesta, sen kehittämisestä tai tuotannonprosessista työnilonsa saava insinööri tai vastaava henkilö ei jaksa samalla innolla paneutua toimistotarvikkeiden, jätehuollon, puhtaanapidon ja muiden ulkoistenpalveluiden hankintaan, kuin hän paneutuu varsinaisen ydintoiminnon kehittämiseen?

Ehkä näiden ulkoisten tukitoimintojen hankinta nähdään välttämättömänä pahana, mikä tehdään mahdollisimman pienin panostuksin, jotta voidaan taas keskittyä tekemisen iloa tuottaviin ydintoimintoihin? Saadaanko näin aikaan paras lopputulos vai ainoastaan perustellusti tyydyttävä? Voisiko asian hoitaa toisin?

Versa Finlandissa on palava halu onnistua ja tuottaa hyvää tulosta juuri näihin tukitoimintoihin liittyvissä hankinnoissa, sillä se on meidän ydintoimintaamme. Kauttamme onkin helposti ja pienellä oman organisaation panostuksella saatavilla kokemusta ja osaamista tehokkaasti. Koko maan kattavan kymmenen asiantuntijan verkoston osaaminen on hyödynnettävissä alueellisen konsultin kautta.Koska laskutuksemme perustuu vain konkreettiseen tulokseen ensimmäisen vuoden säästöistä, välilliset hyödyt ja tulevien vuosien suorat säästöt jäävät kokonaisuutena asiakkaan eduksi. Näin riski turhasta maksamiselle on poistettu.

profiili-tausta-versallaOlemme menestyksekkäästi hoitaneet ulkoistenpalveluiden uushankintaa ja kehittämistä eri toimialojen yrityksille, joiden liikevaihtohaarukka on ollut 0,7-70 miljoonaa euroa. Yksinkertaisin tapa käynnistää ulkoisten hankintojen kustannustehokkuutta parantava prosessi on täyttää täältä löytyvä sähköinen lomake (arvio / suurusluokka riittää) ja odottaa tapaamista ehdottavan asiantuntijamme yhteydenottoa. Tapaamisen pohjalta saadaan tarve ja todellinen potentiaali kartoitettua ja homma rullaamaan.

Mainokset
Hankintojen johtamisesta

Hankintojen johtamisesta

Heinäkuun helteet on vaihtumassa elokuun pimeneviin iltoihin samaa tahtia kuin kesäriennot ovat vaihtumassa arjen askareisiin. Joillekin kesän päättyminen ja arjen alkaminen on tuskaa, mutta monelle on varmasti taas mukavaa saada heinäkuuksi jumiutuneita hankkeita ja projekteja eteenpäin. Omalta osalta heinäkuu oli ajattelemisen aikaa ja on mielenkiintoista nähdä miten mielessä pyöriviä asioita saa syksyn mittaan ajettua käytäntöön.

Yhtenä teemana minulla oli heinäkuussa Kari Ilorannan ja Hanna Pajunen-Muhosen kirja, Hankintojen Johtaminen. Kirjan lukeminen/läpikäyminen otti paljon aikaa ja energiaa, mutta ei siksi, että se olisi mitenkään erityisen raskassoutuinen tai tylsä. Käytännössä päinvastoin, ja se laittoi ajattelemaan ja tekemään siinä määrin muistiinpanoja, että yhdellä rupeamalla ei kovin montaa kohtaa ehtinyt käydä läpi ja välillä oli taas palattava takaisin aikaisempiin aiheisiin, kun jossain muissa yhteyksissä oli tullut lisää ajateltavaa ja peilattavaa. Aikaisemmin olen kirjoittanut näkemyksiäni mm. oppimisesta otsikolla ”Itsensä kehittämisestä ja kehittymisestä” Siihen viitaten voin todeta, että hankintojen johtamiseen liittyen Ilorannan ja Pajusen kirja pohjusti lukuisia uusia ajatuspisteitä ja sai aikaan tukuttain uusia linkkejä vanhojen ja uusien ajatuspisteiden välillä.

Ostaa vai eiIlorannan ja Muhosen kirjassa annetaan perustellusti paljon arvoa yrityksen oman hankintaosaamisen kasvattamiselle. Pääsääntöisesti tämä tapahtuu hankintaosastoa kehittämällä ja yrityksen sisäistä ja ulkoista yhteistyötä lisäämällä. Tämä tietysti edellyttää, että yrityksellä on hankintaosasto eikä tilanne ole se, että hankinta hoidetaan esim. tuotannossa muiden tehtävien ohella, jolloin se hyvin herkästi ajautuu passiiviseksi ostamiseksi jollain perusteella valituilta toimittajilta / palvelun tarjoajilta. Tähän tietysti vaikuttaa yrityksen koko, mutta riippumatta hankintaresurssien määrästä monet ratkaisut on sovellettavissa ja skaalattavissa erikokoisiin ja tyyppisiin yrityksiin. Hankinnan kehittämiselle, pienemmässäkin yrityksessä, missä siihen ei ole panostettu on luonnollisesti paljon potentiaalia ja mm. skaalaetujen ja toimintamallien kautta sitä löytyy varmasti myös isommissa yrityksissä.

Mitä Hankintojen Johtaminen –kirjasta minulle sitten jäi käytännössä käteen (päähän)? Heti alkuunhan kirjassa tehtiin selväksi, että hankintojen johtaminen on paljon muutakin kuin suoraviivainen kilpailuttaminen ja halvimman hinnan valitseminen tai passiivinen ostaminen valitulta tai valituilta toimittajilta. Esim.

  • Hankintaosaamisen kehittäminen,
  • poikkiorganisatorinen yhteistyö,
  • kokonaiskustannusajattelu,
  • hankintakategoriat ja
  • toimitusketjun johtaminen omankin organisaation ulkopuolella

ovat ns. isoja otsikoita nykyaikaisessa aktiivisessa hankintastrategiassa. Tämä tietysti laittoi miettimään erillisenä palveluna tarjottavan ja kilpailutukseen perustuvan toiminnan/ kustannustehokkuuden kehittämisen mielekkyyttä. Toisaalta kirjassa perustellaan myös se, että strateginen kumppanuuskaan ei ole vastaus kaikkeen ja siinäkin on sudenkuoppia. Suoran, tarjouspyyntöihin perustuvan kilpailuttamisen lailla se on yksi, tiettyihin tilanteisiin sopiva osa kokonaisvaltaisempaa hankintastrategiaa. Ulkoisten resurssien / hankintojen johtamisessa on toki paljon muitakin työkaluja, mutta tavallaan nämä kaksi edustavat niitä ääripäitä. On myös todettava ettei kilpailutuksen kautta kannata tavoitella pelkästään halvinta hintaa vaan tavoitteena tulee olla sopivan palvelun/tuotteen hankkiminen sopivalta toimittajalta mahdollisimman kilpailukykyiseen hintaan, myöskin kokonaiskustannukset huomioiden.

Sitten kirjasta takaisin käytäntöön ja soveltamiseen sekä siihen koska suora kilpailutus sitten on paikallaan? Näkemykseni mukaan etenkin silloin, kun hankittava asia on toimittajasta riippumatta varsin tasalaatuista (vakioitua) ja pystyviä toimittajia on useita, joista valita / kilpailuttaa. Kärkiesimerkkinä sähkö, sillä riippumatta siitä kenelle sähköstä maksaa ja paljonko siitä maksaa, niin kaapeleissa virtaa täysin samaa tavaraa. Nykyajan nyanssina voi toki maksaa hiukan ekstraa ja tukea vihreän sähkön tuotantoa, mutta tämäkään ei vaikuta siihen mitä ”pistorasioista” tulee. Muita esimerkkejä ovat esimerkiksi,

  • polttoaineet,
  • puhelimet ja tietoliikenne,
  • toimistotarvikkeet,
  • jätehuolto,
  • leasingsopimukset,
  • työpuvut,
  • kuriiri-/kuljetuspalvelut

ja myöskin hieman enemmän vaihtelua sisältävät, mutta silti varsin vakioidut

  • tilitoimistopalvelut,
  • siivous ja puhtaanapito,
  • henkilöstövuokraus ja
  • vartiointi sekä toimitilaturvallisuus.

Lähtökohtaisesti nämä kaikki voidaan niputtaa suoraan ydintoimintoihin liittymättömiin ulkoisiin palveluihin, joku puhuu myös ulkoisista tukitoiminnoista. Näissä suoraan kilpailutukseen soveltuvissa kategorioissa palveluntarjoajat / toimittajat tuottavat palveluitaan useille eri yrityksille toimialoista riippumatta ja tällöinhän tuotteen / palvelun on oltava suhteellisen pitkälle vakioitu. Toki monet palvelun tarjoajat / toimittaja pyrkivät sitouttamaan asiakkaat itseensä erilaisin räätälöinnein, mutta kuinka kriittisiä tai ainutlaatuisia ne räätälöinnit sitten lopulta ovat? Vastaavasti joillain palvelun tarjoajilla ja tuotteilla on sisältöä, mikä todella sopii parhaiten juuri tietyn tyyppisille asiakkaille. Tässä törmätään sitten toimittajamarkkinoiden tuntemukseen.

Versa tapaaminen.jpgKonsulttiperiaatteella tehtävien hankkeiden osalta, tekemisen kautta saatavan osaamisen ei useinkaan katsota jäävän yritykseen vaan katoavan konsultin lähtiessä ja tämä ei tietenkään istu ajatukseen oman osaamisen kehittämisestä. Tilanteita on kuitenkin yhtä monta kuin yrityksiäkin ja jos yrityksessä ollaan kiinnostuneita hankinnan kehittämisestä ja sitä kautta saavutettavissa olevista suorista ja välillisistä hyödyistä, mutta asiaa ei oikein saada / ehditä laittaa alulleen, niin konsultin kautta nopeasti ja joustavasti saatavan osaavan lisäresurssin käyttö on monesti perusteltua. Riippuu myös yrityksen tahtotilasta kuinka paljon konsultin osaamista saadaan siirrettyä yrityksen omaan organisaation. Jos halutaan nopeasti ja helposti korjata jokin ulkoiseen palveluun liittyvä haaste, niin se onnistuu, mutta jos tavoitteena on myös oman osaamisen kehittäminen, niin se onnistuu myös, jos yritys haluaa siihen omaa aikaansa sijoittaa.

Selkeä etu mikä konsultin kautta saadaan, on toimittajamarkkinoiden tuntemus. Jos on ollut hankkimassa esim. siivous- ja puhtaanapitopalveluja useille yrityksille, niin henkilölle/organisaatiolle vääjäämättä kasaantuu sellaista tietämystä mitä muutoin on vaikea saada. Tälle tietämykselle ei yksittäisellä yrityksellä ole myöskään kovin usein käyttöä, ellei se sitten ole aktiivisesti laajentumassa uusille alueille tavalla mikä vaatii myös uusien toimitilojen käyttöä. Monia ulkoisiin palveluihin / -tukitoimiin (joita mm. edellä mainittiin) liittyviä kokonaisuuksia ei ole välttämättä perusteltua tarkastella edes vuosittain, vaan ehkä kahden, jopa kolmen vuoden välein ellei toiminnassa tapahdu merkittäviä muutoksia. Tässä ajassa toimittajamarkkinoilla tapahtuu usein sellaisia muutoksia, että pari vuottaa vanhaa tuntemusta voi olla hankala enää tehokkaasti hyödyntää. Konsultin tietämys taas on lähtökohtaisesti aina ajan tasalla. Tämä yleistys ei tietenkään päde suoraan yrityksen ydintoimintoihin liittyvissä hankinnoissa, joissa oma osaaminen ja tekeminen on vähintäänkin perusteltua.

Yhteenvetona voisi todeta, että hankintojen kustannustehokkuuden kehittämisessä ja painon hallinnassa (pudottamisessa) on paljon yhtäläisyyksiä.

  • Jos ajatellaan, että A myynti/liikevaihto edustavat liikkumista/kalorien kulutusta ja B hankinnat/kulut edustavat ravintoa / saatua energiaa,
  • niin molemmissa tapauksissa perustotuutena voidaan pitää sitä, että positiivista kehitystä tapahtuu kun A nousee ja B laskee.
  • Tapoja, millä positiivista kehitystä saadaan aikaan on useita, eikä ole yhtä yleispätevää lääkettä kaikille, vaan menetelmät kannattaa valita tapauskohtaisesti.
  • Usein myös lähdetään hakemaan positiivista kehitystä lisäämällä myyntiä/liikuntaa. Usein käy kuitenkin niin, että samalla kulut/syöminen nousee suhteessa enemmän (ellei pidetä tiukkaa kontrollia) ja näin positiivinen tuloskehitys jää saavuttamatta, vaikka töitä tehdään hartiavoimin.
  • Usein olisikin tehokkaampaa keskittyä vähentämään kuluja/syömistä.
  • Kiire on usein myös se suurin syy sille miksi kustannustehokkuuden lisäämiseen tai painonhallintaan ei panosteta. Tässä tapauksessa konsulttia voisi verrata personal traineriin, joka tuo toimintaan tehokkaasti osaamista ja näkemystä sekä löytää toimivat ratkaisut ja joka laskuttaa vain tuloksista eli pudotetuista kiloista.
Hankintojen johtaminen

Hankintojen johtaminen

Strategia käppyräLuin Taloussanomien kautta linkittyvän Digitoday-sivuston kautta pikkujutun, missä oli nostettu esille Dropboxin pomo Drew Houstonin, New York Timesille kertomat viisi parasta työhaastattelukysymystään. Niistä ensimmäinen oli, ”Kuka on maailman paras siinä, mitä teet?”, ottamatta kantaa siihen kuinka hyvä kysymys se on, niin se käynnisti ajatus- ja toimintaprosessin, mikä lopulta johti siihen, että makoilin juhannuksena riippukeinussa uuden kirjan kanssa. Lähtökohtana aiheeseen on se mitä me Versa Finlandilla teemme eli ulkoisten palveluiden hankinta ja kilpailutus.

Ajatusprosessin ensimmäisessä vaiheessa kun hain olemassa olevilla tiedoillani vastausta kysymykseen niin lopputulema oli oman organisaatiomme toimintamallin kokenein toimija, Kanta- ja Päijät-Hämeessä sekä Uudellamaalla toimiva liikkeenjohdon konsultti Jarmo Ylivainio. Seuraavassa vaiheessa pohdin, mitä nimiä voisi löytyä organisaatiomme ulkopuolelta ja voisiko heiltä itse oppia jotain. Koska Suomi on monessa asiassa maailman kärkimaita, niin päätiin jenkkityyliin hakea maailman parasta vain kotimaasta. Pienen etsinnän jälkeen, Aalto-yliopistoon yhdistettävät nimet Kari Iloranta, Hanna Pajunen-Muhonen olivat ns. tapetilla. Heidän alan tieto-taitonsa tiivistyy käsiini (ja riippumattoon) lopulta hankkimaani ”Hankintojen johtaminen” –kirjan tuoreimpaan (2015) painokseen, minkä kirjoittajia parivaljakko on.

Tuota teosta lukiessa ne eräässä aikaisemmassa jutussani mainitsemat ns. ajatuspisteet saavat aivoissa lukuisia uusia kavereita ja sitä kautta todella paljon uusia tapoja yhdistyä. Fiilis kirja lukiessa muistuttaakin vähintään ilotulitusta, mikä on sinänsä mielenkiintoista ja jopa hieman hämmentävää. En ihan heti muista koska viimeksi olisin näin vahvasti inspiroitunut tämän tyyppisestä tietokirjallisuudesta, elämänkerroista kyllä. Vaikka kirjassa osin kritisoidaan puhtaan kilpailutuksen yksiulotteisuutta, niin ei sitä silti tuomita turhaksi. Sillekin on aikansa ja paikkansa. Kirjassa käsiteltävä kokonaiskustannusajattelu, missä kustannusten muodostumiseen pyritään aktiivisesti vaikuttamaan myös yrityksen oman organisaation ulkopuolella ja siihen liittyvä strateginen hankinta ovat todella isoja kokonaisuuksia ja yksi työkalu siellä on kilpailutus. Teoksen anti on suunnattu pääsääntöisesti varsin isoille organisaatioille, joilla on aikaa ja resursseja (esim. oma hankintaorganisaatio), mutta uusia ajatusmalleja ja kokonaisvaltaisempaa ajattelua voidaan soveltaa myös hieman pienempien yritysten toimintamalleihin.

Minunkaan mielestä pelkän hinnan perässä juokseminen ei varmastikaan ole pitkällä aikavälillä tehokasta, etenkään jos hinta erot ovat suhteellisen pieniä. Jos omien ulkoisten resurssien (joihin mm. ulkoiset palvelut lukeutuu) kustannuksia ei kuitenkaan ole hetkeen (esim. vuosi) kriittisesti arvioitu ja yrityksessä nähdään hankintojen johtamisen kautta saatavien etujen hyödyt (järkevästi kustannuksissa säästetty euro vaikuttaa paljon positiivisemmin tulokseen kuin myynnin lisäyksen kautta lv:tä kasvattanut euro) ja tätä osa-aluetta halutaan lähteä kehittämään, niin kilpailutus on hyvä keino saada tietoa omien kustannusten tasosta. Kilpailutuksen kautta saatua tietoa voidaan käyttää myös oman toiminnan kehittämiseen, sillä kilpailutus antaa paljon muutakin tietoa kuin hinnan. Kilpailutusprosessin kautta saadaan laajasti tietoa myös siitä minkälaisia palvelumalleja ja ratkaisuja nykyään on tarjolla. Toimivien ratkaisujen kautta kustannustehokkuuteen voidaan vaikuttaa merkittävästi, pelkän hinnan ohella.

Toisaalta on myös paljon ulkoisia resursseja, jotka ovat äärimmäisen vakioituja, jolloin suorakilpailutus on tehokasta, koska käyttäjän päässä mikään ei muutu. Parhaana esimerkkinä sähkö, se on käytännössä täysin samaa, riippumatta siitä kuka lähettää laskun. Myös vahvasti vakioituja resursseja on paljon. Toki niissäkin on mahdollisuuksia
löytää eroja, kun tuntee ns. kentän, Hermanni Kauranen lukeesen toimijat ja palvelut. Esim. vartiointiliikkeen toimesta voidaan kierroksen yhteydessä käynnistellä/sammutella laitteita/koneita, jolloin tehokkuuspotentiaalia on varmasti löydettävissä.

Itse ainakin vakuutuin Hankintojen johtaminen –kirjassa esitetyistä ajatuksista ja toimintamalleista sekä niiden käyttökelpoisuudesta reaalimaailmassa. Kuluvan heinäkuun aikana minut löytää varmasti useammankin kerran takapihamme riippumatosta, ko. kirja käsissä ja ilotulitus aivoissa.

Hyvää Kesälomaa!

Oppirahat on maksettava, 1. osa

Oppirahat on maksettava, 1. osa

 

Vrahaa palaaaikka olisi käynyt niin, että jollain keinolla olisi saanut helpolla rahaa / tuloja, niin sen hukkaaminen ottaa yleensä koville, puhumattakaan siitä, että rahat on kovalla työllä ansaittu. Usein yritystoimin-nan melskeessä mennään myynti ja tulopää edellä ja menopuolen hallintaan käytetään rajallisemmin resursseja, ellei sitten puhuta tuotantoprosessien tehostamisesta, koska siitä saadaan lisäarvoa myyntityöhön. Ulkoiset palvelut ovat usein tukitoimintoja, joiden hankintaan ei välttämättä käytetä aikaa ja energiaa, koska niitä katsotaan tarvittavan muualla ja tämä toki pääsääntöisesti pitää paikkansa.

Tästä johtuen ulkoiset palvelut hankitaan usein suositusten, tottumusten sekä tuntemusten perusteella ja näin ollen lopputulos ei välttämättä ole talouden ja tehokkuuden (vaikuttaa myös talouteen) kannalta paras mahdollinen. Omakohtainen esimerkki juontaa yrittäjyyteni alkutaipaleille ja koskee yritykseni vakuutuksia. Olin 2005 perustamassa ensimmäistä omaa yritystä, joka jo alkumetreillä työllisti neljä ihmistä. Vakuutusten osalta kävelin omaan tuttuun vakuutusyhtiööni ja kun yhteistä pintaa löytyi myös vakuutusmyyjänkin kanssa, niin nopeasti päästiin sopuun vakuutuksista eli hyväksyin ehdotukset. Muistan vielä loppukättelyterveisten sisällön, ”Nyt sinulla on todella hyvä vakuutuspaketti”. Vasta muutaman vuoden päästä minulle nousi päähän kysymys, että oliko se lopulta hyvä minulle vai myyjälle?

Yritykseni kasvoi ja kiirettä piisasi. Muutaman vuoden päästä palkkalistoilla oli jo kymmenkunta ihmistä. Kiireen keskellä olin saanut vakuutustilanteen kartoituskyselyitä kilpailijoilta, mutta kiireeseen vedoten sivuutin ne. Taas kului aikaa ja uusia kyselyitä tuli. Jossain vaiheessa ajattelin, että no katsotaan sitten, eihän siinä mitään häviä. Kun sain uuden tarjouksen käsiin kilpailijalta, niin päässä alkoi savuta. Se oli sisällöltään vastaava, mutta n. 40% edullisempi kuin voimassa oleva. Luonnollisesti otin yhteyttä omaan yhtiööni, missä myyjä oli vaihtunut ja pikaisesti tuli heiltäkin tarjous, missä panivat vielä hieman paremmaksi. Höyryä alkoi nousta päästäni vielä enemmän. Mistä olin maksanut laskenta.jpgkaikki nämä vuodet, kun uusi n. 40% halvempi hinta tarjottiin noin vain? Asiakkuuttani kuulemma arvostettiin, ennemmin tuntui siltä minua oli pari vuotta petetty. Tästä viisastuneena kilpailutin vakuutukseni laajemmin ja lopulta löysin uuden kumppanin. Alkuperäinen olisi ollut uudella tarjouksellaan hieman edullisempi, mutta päätin kuitenkin vaihtaa.

Vaihtamisen jälkeenkin olen kokenut vakuutusasioissa takaiskuja, mutta ainoa asia mikä kilpailuttamisessa jäi harmittamaan on se, että tein sen vuosia turhan myöhään. No, oppirahat joutuu maksamaan, niinhän sitä sanotaan. Vakuutusasioiden kilpailuttamisessa en voi suoraan ketään auttaa (siihen löytyy omat viralliset asiantuntijat), mutta monissa muissa kilpailuttamiseen ja kumppanin etsintään liittyvissä asioissa kyllä. Kiitoksena siitä, että luit jutun lähes loppuun kerron ilmaisen vinkin. Jätehuollon kilpailuttaminen etenkin talonyhtiöiden osalta on helppoa ja kannattavaa!

Ota vain selvää, (isännöitsijä varmasti tietää)

  • onko jäteastiat omia vai vuokralla?
  • montako ja minkäkokoisia niitä on sekä mille jätelaadulle (jakeelle) ne on?
  • kuinka usein niitä on tyhjennetty?

Tämän jälkeen googlaa alueesi jäteyhtiöitä, soita ja pyydä tarjous. Mikäli kilpailutusta / hinnan tarkistusta ei ole tehty hetkeen, niin erittäin todennäköisesti pääset kokemaan sen minkä minä koin vakuutuksiin liittyen. Tunne täydentynee, kun soitat uusine tietoinesi nykyiselle jätehuoltoyritykselle. Pidemmälle vietynä voidaan myös tarkastella onko kaikille astioille tarvetta tai onko niitä liian vähän, jolloin tyhjennystiheys on turhan suuri. Harvemmin vastaavaa aloitetta tulee palvelun tuottajan suunnasta.

quality check box.jpgYritysten ulkoisten palveluiden osalta tilanne on usein sama ja on hyvä muistaa, että kun ulkoisten palveluiden nykytilanne ja edessä olevat mahdollisuudet kartoitetaan, niin suoran kustannussäästöpotentiaalin lisäksi edellytykset laadun parantumisellekin kasvavat. Tämä johtuu siitä, että kartoituksen yhteydessä tarkastellaan myös itse prosessia ja näin ollen voidaan karsia turhasta ja panostaa oleelliseen. Lähtökohtai-sena tavoitteena ei ole myöskään palvelun tuottajan vaihtaminen, ainoastaan kustannustehokkuuden ja laadun parantaminen. Lisätietoja aiheesta löydät Versa Finlandin kotisivuilta.

 

Haluatko kommentoida tai laittaa viestiä suoraan kirjoittajalle? Alta se onnistuu.

 

Itsensä kehittämisestä ja kehittymisestä

aivot.pngItsensä kehittäminen, jatkuva oppiminen ja oppiva organisaatio ovat käsitteitä, mitkä tulivat minulle tutuksi viime vuosituhannen lopulla, kun armeijan jälkeen olivat edessä jatko-opinnot. Olen monen lailla sen jälkeen kuluttanut sen verran paljon koulujen penkkejä, että jossain vaiheessa huomasin oppineeni opiskelemaan.

Perinteinen opetusmalli alkoi jossain vaiheessa todellakin tulla tutuksi ja kurssien läpiviemiset alkoivat sujua rutiinilla. Ensin kuunnellaan, mitä opettajalla/lehtorilla/luennoitsijalla on aiheesta kerrottavaa, jotta selviää mitkä ovat hänen painottamansa alueet ko. aihepiiristä. Sitten tutustutaan osoitettuun oppimateriaaliin ja lopulta, tavalla tai toisella, tulostetaan opittu asia arvioitavaksi. Jossain vaiheessa mieleen tuli myös se, että opiskelu ja oppiminen ei välttämättä ole riippuvaisia toisistaan eikä opiskelua seuraa aina oppiminen.

Tästäkään huolimatta en ole koskaan kokenut opiskelun olevan missään nimessä turhaa. Oppimiseen liittyvien asioiden suhteen palaset alkoivat kohdallani loksahdella paikoilleen, kun JAMK:n oppilaana suoritin ammattiaineen pedagogisia opintoja. Tuolloin ohjaajamme Raija Lietonen (@lierai) osoitti meille mitä nykyään oppimisesta ajatellaan. Meille kaikille tutussa perinteisemmässä mallissa on oppija ja opettaja. Oppilas on se tyhjä taulu tai ruukku, mihin opettaja ammentaa tai kaataa omat tietonsa ja taitonsa (behavoristinen oppimiskäsitys). Tämä on nykyäänkin varsin yleistä esim. koulutuksissa ja asiantuntijaluennoilla, missä kuulija saa nauttia hyvin valmistellusta esityksestä ja häikäistyä asiantuntijan osaamisesta ja ajatuksista sekä tulkinnoista. Kun oli tottunut tämän tyyppiseen malliin niin uusi malli, missä ei periaatteessa ollut sitä opettajaa vaan ohjaaja, joka vaikutti perinteiseen verrattuna varsin valmistautumattomalta ja joka ei juurikaan suoraan antanut, vaan oppijoiden keskuudessa ohjasi keskustelua, tuntui aluksi todella oudolta. Lisäksi esille nostettiin minulle tuolloin uusi, mutta sen jälkeen itselleni erittäin suureen rooliin noussut työkalu eli reflektointi, niin ehdin jo miettiä, että jep jep. Opintojen jälkeen olin kuitenkin, että jes jes.

Reflektoiva ryhmäkeskustelu ohjaajan tuellaYleensä pyrin välttämään hienojen sanojen käyttöä, koska koen, että niiden taakse voi hieman hakeutua, mikäli niiden edustama sisältö ei ole täysin auennut käyttäjälleen (kyllähän ne myös tehostavat keskustelua, kun aihepiiri on kaikille osallistujille tuttu). Reflektoinnin tapauksessa en kuitenkaan ole löytänyt korvaavaa ytimekästä ilmaisua, sillä kertaaminen ja peilaaminen/peilauttaminen eivät anna oikeaa kuvaa asiasta, ehkä heijastaminen on soveltuvin. Reflektointi tarkoittaa minulle uuden tiedon auki ajattelemista aikaisempien kokemusten kautta. Pyrin siirtämään uudet tiedot tai ajatusmallit käytäntöön jo kokemieni tilanteiden tai tapahtumien kautta. Tällä tavoin pureksittuna jokainen yksilö näkee uuden opin omista lähtökohdistaan ja siksi vertaiskeskustelut (reflektoinnit) osaavan ohjaajan johdolla ovat mielestäni parasta mitä organisoiduilla oppimistapahtumilla on oppijalle antaa. Eli ensin käydä uusia asia tavalla tai toisella läpi ja sitten reflektoidaan ja mieluummin ryhmässä.

Ainakin minulle tähän liittyy tiiviisti se ajatus oppimisesta, että uuden informaation edessä aivoissa yhdistyy joukko näennäisesti irrallisia asioita (uutta informaatiota ja aikaisempia kokemuksia) ja siten syntyy uutta eli yksilö on oppinut. Tästä johtuen jokainen myös tavallaan oppii eri asioita tai saman asian eri tavalla, koska uusi tieto heijastuu aina aikaisempien kokemusten ja oppien pohjalta ja ne ovat aina yksilöllisiä. Olen siis erittäin vahvasti (sosio)konstruktiivisen oppimiskäsityksen ja kokemuspohjaisen (humanistisen) oppimisen kannattaja. Kokemuspohjaista oppimista tukevissa oppimistilanteissa ohjaajalle muodostuu keskustelun kautta selkeä kuva siitä miten läsnäolijat hahmottavat ja käsittelevät asian ja näin hän pystyy ohjaamaan tilannetta tehokkaasti kohti tavoitetta ja samalla saadaan läsnäolijoiden ajatukset ja näkemykset tehokkaasti jaettua kaikkien tietoon ja edelleen prosessoitavaksi. Jatkuvan keskustelun kautta sama prosessi toistuu uudelleen ja uudelleen ja näin opitaan koko ajan uutta.

Tiedonmurut yhdistyy.PNG

Tiedollisen osaamisen voi ajatella koostuvan murusista, mitkä ovat jokaisella yksilöllisiä ja he yhdistävät näitä omalla yksilöllisellä tavallaan. Näillä murusilla ei tarvitse olla ajallista paikallista tai mitään muutakaan yhteistä nimittäjää, jotta ne ajatuksissa yhdistymällä voivat luoda jotain uutta. Jokainen varmasti muistaa niitä oivalluksen hetkiä, jolloin näennäisesti oivallukseen liittymätön asia on paikasta ja ajasta riippumatta ollut se viimeinen linkki, mitä kautta mielessä pyörinyt haaste on ratkennut. Samalta pohjalta voi ajatella, että mikään koettu asia ei ole turha, sillä jokainen murunen mahdollistaa uusia oivalluksia, ajasta ja paikasta riippumatta, nyt tai tulevaisuudessa.

 

Samalla tavalla kaavoihin kangistuminen rajoittaa uusien oivalluksien syntymistä. Irtautuminen rutiineista ja uusien ajatusten vastaanotto ei tarkoita, että nykyiset toimintatavat ovat vääriä, mutta uusien tiedon murusten pohjalta omia menetelmiä voi tarkastella uudessa valossa ja se mahdollistaa kehittämisen ja kehittymisen. On sanottu, että kun henkilö lähtee matkalle, niin sama ihminen ei enää palaa matkalta takaisin, sillä uudet kokemukset ovat muokanneet matkan tehnyttä ihmistä. Tämä pätee usein oppimistilanteiseen, parhaimmillaan (tai pahimmillaan kuka tietää) koulutuksesta tai muusta tilaisuudesta palaamme takaisin niiden kuuluisien uusien eväiden kanssa. Todennäköisesti ne eväät eivät ole kuitenkaan ainakaan kokonaan uudet, vaan me näemme ne vanhat eväämme uudessa valossa. Motivaation merkitys on kuitenkin aina muistettava, sillä ilman motivaatiota ei tapahdu juuri mitään (ainakaan positiivista) ja vastaavasti korkeasti motivoitunut oppija oppii menetelmistä huolimatta. Motivaatio ja sopivat menetelmät ovat kuitenkin äärimmäisen tehokas yhdistelmä, kun kehitämme itseämme ja organisaatiotamme.

Erilainen konsultti

Erilainen liikkeenjohdonkonsultti aka different management consultant

KäyntikorttiEn tee töitä tienatakseni paljon rahaa, teen töitä saadakseni toimeentulon ja hyvän fiiliksen. Mistä se hyvä fiilis sitten tulee? Se tulee siitä, että hommat sujuu. Fiiliksen kannalta ei ole merkitystä montako nollaa on lukujen perässä, pääasia on, että asiat etenee ja luvut on oikean suuntaiset eli tilanteen mukaan stabiilit, saatu nousuun tai puristettua laskuun. Hyvä fiilis tulee siis siitä, että hommat sujuu ja etenee toivotulla tavalla.

Samaa voisi verrata urheiluun tai muuhun harrastamiseen, kuten vaikka kutomiseen. Fiiliksen kannalta ei ole merkitystä pelaako MM-kullasta vai firman puulaakijoukkueessa tai saako sukista rahallista palkkiota. Kun on tunteella mukana ja onnistuu, niin mikään ei voita sitä fiilistä. Vastaavasti pakkopulla on pakkopullaa, vaikka siitä maksettaisiin miljoona (toki se on silloin ainakin alkuun helpompi niellä, mutta jossain vaiheessa sekään ei enää auta).

Konsultin työssä parhaat fiilikset tulee, kun tietää, että on saanut tuotettua asiakkaalle hyvät fiilikset ja ne tulee tässä hommassa yleensä siitä, että hommat on saatu sujumaan ja numerot näyttää oikeaan suuntaan. Ehdoton kirsikka kakun päälle on se, kun spostiin plimpahtaa viesti, joka alkaa sanoilla ”Seuraavaksi voisit katsoa….”. Silloin on Wasa Wa1ld Royalsin päävalmentajan Seppo Evwarayen opettaman tavan mukaan time to Pop Champagne. Kaksi kolmasosaa asiakkaista on antanut siihen aihetta, joten aika hyvillä fiiliksillä mennään.

Tämä riittää itsestäni ja jatkossa jaan kokemuksiani ja oppimiani asioita kilpailutuksen ja ulkoisten palveluiden/resurssien hallinnan maailmasta.